FAQS - Pregusntas Frecuentes

  1. ¿Las empresas pueden trabajar con documentos electrónicos, sin necesidad de recurrir al uso del papel?

    Si, con el objeto de ahorrar espacio y costos en las empresas y contribuir a su eficiencia y productividad; la Ley que regula "El Uso de Tecnologías Avanzadas en materia de Archivo de Documentos e Información producidos por Procesos Informáticos", declara que los medios portadores y las microformas, sustituyen a los expedientes y documentos originales, para todos los efectos legales.

  2. ¿Cuál es la diferencia entre la Firma Digital y la Microforma Digital?

    La firma digital como símbolo basado en medios electrónicos es utilizada para autenticar un documento electrónico cumpliendo todas o algunas de las funciones de una firma manuscrita; en tanto la microforma es la imagen reducida y compactada de un documento, que se encuentra grabada en un medio físico (CD-R, DVD-R, WORM).

  3. ¿Se puede dar seguridad jurídica a los correos electrónicos que intercambio con los proveedores o compradores de mi empresa?

    Si, mediante la tecnología de microforma y la intervención del fedatario con su firma digital, se permite certificar (otorgar fecha cierta, inalterabilidad e integridad del contenido) a los correos electrónicos.

  4. ¿Puedo realizar trámites administrativos solo a través de medios electrónicos?

    Si, según la Ley del Procedimiento Administrativo General, las entidades de la Administración Pública, puedan actuar e interactuar integralmente con los administrados (tramitar y archivar) mediante la tecnología de microformas y medios informáticos, sin tener que recurrir al documento en papel.

  5. En caso de utilizar solo medios electrónicos, ¿cómo puedo garantizar que podré utilizarlos en caso que se suscite un conflicto de intereses con una entidad administrativa o un tercero?

    Los documentos contenidos en microformas digitales son válidos para cualquier revisión de orden contable o tributario, así como para exámenes y auditorías, públicas o privadas. Pueden ser exhibidos ante los inspectores, auditores y autoridades competentes, directamente mediante su presentación en pantallas o aparatos visores, sin requerirse copia en papel, salvo que tenga que ser presentados los documentos en algún expediente o en caso similar.

  6. ¿Los jueces aceptan documentos electrónicos como medios probatorios?

    Si, para la utilización en juicio de documentos micrograbados, el fedatario expide copias fieles de las correspondientes microformas en papel; y autentica estas copias con su signo y firma. La copias de documentos así obtenidas tienen el mismo valor legal en juicio, que los documentos originales que reproducen.

  7. ¿Los documentos de carácter tributario se pueden convertir en microformas digitales?

    Sí. Al respecto, cabe señalar que la Ley Nº 28186, establece en su primer artículo textualmente lo siguiente:

     

    "Artículo 1.- Conservación de documentos con contenido tributario. No podrán destruirse, aun cuando se hubieren conservado mediante microformas, de acuerdo al Decreto Legislativo Nº 681, normas modificatorias, ampliatorias y reglamentarias, los originales de los documentos, información y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias así como toda otra documentación relacionada con hechos que determinen tributación, mientras el tributo no esté prescrito."

     

    No cabe duda que tratándose de transferencia electrónica de fondos por Internet, de pasajes aéreos electrónicos, retiros electrónicos de cajeros automáticos, pago de cuentas con tarjetas de crédito o débito, entre otros, los documentos originales de pago, que son por excelencia los que contienen las obligaciones tributarias, son documentos originales en formato electrónico, y los ticket que en su caso se imprimen, son copia y no el original de dichos documentos.

     

    En este caso, sostenemos, que la Ley lo que establece es la obligación de conservar estos documentos en su formato original electrónico y no la copia impresa de estas operaciones, que es la que se puede adulterar. En estos casos, la firma digital resulta importante para darle autenticación y fecha cierta, y la microforma digital necesaria para garantizar su inalterabilidad y traslado de los costos de transacción legales, de tal forma que SUNAT no pueda repudiar de alguna forma al documento electrónico.